奥运会期间，奥组委要为来自国际奥委会、各国家奥委会、国际单项体育组织等各方面的客人提供几万间客房，以满足他们的住宿需求。“从这一角度讲，奥组委住宿部在奥运会赛时成了全球最大的旅行社。”曾在雅典奥组委住宿部实习了三个月的王媛向记者描述了她眼里的奥组委住宿部门，并讲述了雅典奥运会期间，这个“旅行社”是如何运转的。

　　预订处两年处理合同过万份

　　与其他部门相比，住宿部的大量工作都是在奥运会前两年进行的。雅典奥组委于2002年启动住宿预订工作。这项工作由住宿部预订处承担，因此，这个处在赛事开始前是整个部门里最忙碌的团队，他们的人数也多达20人，占整个住宿部总人数的一半。

　　雅典预订工作对象包括国际奥委会及其下属的各类委员会、202个国家奥委会、国际奥委会的11家全球合作伙伴，雅典奥组委的赞助商、供应商，以及为数众多的注册媒体，涉及约2000多个客户，住宿预订合同超过一万份。“也就是说，雅典奥组委负责住宿预订的这20个人，在两年时间内平均每天必须处理大约14个合同，而且没有休假。”

　　预订方式有些“原始”

　　雅典奥组委接受住宿预订的方式看起来有些“原始”而且“繁琐”——需要客房的客户通过传真或者电子邮件提出预订申请，预订处将“客户”需求及相关资料输入预订系统并生成合同，合同又被打印、邮寄到客户手中，经客户签字、盖章，合同生效。虽然接受预订的方式有些“原始”，但预订处使用的预订系统却非常便捷、高效。这一系统支持9种语言，也就是说，操作这一系统的预订处可以是一支“多国部队”。

　　这一系统不仅起到了数据汇总的作用，还配有功能强大的搜索引擎，方便工作人员随时掌握预订工作的进程，及时做出相应的安排——他们可以通过输入“中国奥委会”，查到该“客户”于何时预订了哪家酒店的哪几个房间。也可以输入“希尔顿饭店”，查到该饭店的哪些房间已被哪几个“客户”于何时预订。

　　上亿欧元动向一目了然

　　雅典奥运会仅住宿一项工作就涉及资金1.3至1.4亿欧元。这么大一笔资金是如何实现良好运转的呢？雅典奥组委合作伙伴“阿尔法银行”为住宿资金开设了独立账户，所有涉及住宿的资金必须通过这一账户进出。同时，银行还为住宿部财务处提供了浏览该账户的权限，监控账户资金流向。王媛告诉记者，财务处的四名工作人员有着丰富的财务管理经验，他们两人一组分别监控资金的进出，并制作财务报表上交组委会财务部，由组委会财务部进行实际收支操作。

　　由于住宿部财务处有浏览住宿账户的权限，“客户”逾期不缴纳房款的记录也一目了然，极大方便了催缴工作。

　　有“客户”要求加床位

　　王媛回忆道，奥运会开始后，某国家奥委会的一位官员要求在他的房间增加一个床位，原因是他在预订时只计划带妻子来雅典，而事实上，他的孩子也来“凑了热闹”。住宿部饭店处的工作人员只好临时与饭店协商为其增加了一个床位。“住宿部在赛时的大部分时间都是在处理类似的突发事件。与前期繁重的工作相比，他们在赛时还算比较‘清闲’。

来源：佚名